عارضهیابی سازمانی کارخانه تولید کاشی
عارضهیابی کارخانه تولید کاشی
مقدمه
منظور از عارضهیابی سازمان (Organizational Diagnostics) چیست؟
در دنیای پویای امروز، سازمان‌ها برای بقا و پیشرفت نیازمند انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری هستند. عارضهیابی سازمانی به عنوان ابزاری کارآمد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با شناسایی نقاط قوت و ضعف، فرصت ها و تهدیدها، مسیر حرکت خود را به طور صحیح ترسیم کنند.
همان‌طور که معاینات منظم پزشکی به تشخیص زودهنگام بیماری‌ها کمک می‌کند، عارضهیابی سازمانی نیز ابزاری کارآمد برای شناسایی و رفع به موقع مشکلات در بدنه سازمان‌ها است. غفلت از این امر، همچون عدم انجام معاینات پزشکی، می‌تواند منجر به بروز بحران‌های سازمانی شود که مشابه بیماری سرطان، پیامدهای ناگواری به همراه خواهد داشت.
عارضهیابی با بررسی دقیق ساختار، فرآیندها و عملکرد سازمان، نقاط ضعف و زمینه‌های بروز مشکلات را آشکار می‌کند. با شناسایی ریشه مشکلات، می‌توان راه‌حل‌های مناسب و کارآمدی برای رفع آنها ارائه کرد. مزایای عارضهیابی شامل پیشگیری از بحران ها، کاهش هزینه‌ها، بهبود عملکرد، افزایش کارایی، تقویت فرهنگ سازمانی و ارتقای جایگاه رقابتی می‌باشد.
بنابراین، عارضهیابی سازمانی ضرورتی انکار ناپذیر برای سازمان‌های امروزی است که به دنبال حفظ سلامت و ارتقای عملکرد خود هستند. با سرمایه‌گذاری در عارضهیابی، سازمان ها می‌توانند گامی مهم در جهت بهبود سلامت سازمانی خود بردارند و مسیر خود را به سوی موفقیت هموار کنند.
چرا عارضهیابی سازمان مهم است؟
همان‌طور که نشت گاز در یک ساختمان می‌تواند منجر به فاجعه شود، غفلت از عارضهیابی سازمانی نیز، سازمان را در معرض خطرات جدی قرار می‌دهد. بحران‌های سازمانی، اغلب از مشکلات و ریسک‌های کوچک نشأت می‌گیرند و در صورت عدم توجه، به آتش‌سوزی‌های تمام عیار تبدیل می‌شوند.
عارضهیابی سازمانی، همچون معاینه‌ای دقیق از وضعیت سلامت سازمان عمل می‌کند و با شناسایی به موقع نارسایی‌ها و نقاط ضعف، از بروز بحران‌ها و انحراف از مسیر موفقیت جلوگیری می‌کند.
مزایای عارضهیابی سازمانی چیست؟
- افزایش اشراف مدیریتی: عارضهیابی به مدیران کمک می‌کند تا تصویری جامع و دقیق از تمامی فرآیندها در سازمان داشته باشند و بر آنها کنترل موثرتری اعمال کنند.
- تسهیل برنامه‌ریزی: با شناخت نقاط قوت و ضعف و ریسک‌های پیش رو، برنامه‌ریزی برای بروزرسانی و رشد سازمانی به مراتب ساده‌تر و هدفمندتر خواهد شد.
- حل به موقع مشکلات: عارضهیابی با شناسایی مشکلات در مراحل اولیه، فرصتی برای حل به موقع آنها و جلوگیری از انباشت و تشدید آنها فراهم می‌کند.
- کاهش خسارات: با پیشگیری از بحران‌ها و حل به موقع مشکلات، سازمان از متحمل شدن خسارات سنگین مصون می‌ماند.
- ارتقای کیفیت محصولات و خدمات: با رفع ضعف‌ها و نواقص، کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده به مشتریان به طور قابل توجهی ارتقا می‌یابد.
- کسب مزیت رقابتی: سازمان‌هایی که به طور منظم عارضهیابی می‌کنند، با شناسایی و رفع نقاط ضعف خود و تمرکز بر نقاط قوتشان، می‌توانند مزیت رقابتی قابل توجهی در بازار کسب کنند.
به‌طورکلی، عارضهیابی سازمانی، ضرورتی انکارناپذیر برای سازمان‌های امروزی است که به دنبال حفظ و ارتقای سلامت و پویایی خود در دنیای رقابتی امروز هستند. با برنامه‌ریزی و اجرای منظم عارضهیابی می توان از بروز بحران‌ها پیشگیری کرد، بر مشکلات غلبه کرد و گامی بلند در مسیر موفقیت و تعالی برداشت.
نقش عارضهیابی در پیشگیری از بحران‌ها چیست؟
- شناسایی ریسک‌ها: عارضهیابی با بررسی دقیق ساختار، فرآیندها، فرهنگ سازمانی و محیط داخلی و خارجی، ریسک‌های بالقوه را شناسایی می‌کند.
- ارزیابی ریسک‌ها: پس از شناسایی ریسک‌ها، احتمال وقوع و شدت پیامدهای هر یک از آنها ارزیابی می‌شود.
- ارائه راهکارهای پیشگیرانه: با توجه به نتایج ارزیابی ریسک‌ها، راهکارهای مناسب برای پیشگیری از وقوع آنها ارائه می‌شود.
- ایجاد فرهنگ پیشگیری: عارضهیابی با ترویج فرهنگ نظارت و ارزیابی مستمر، زمینه را برای پیشگیری از بروز مشکلات در آینده فراهم می‌کند.
بنابراین، عارضهیابی شرکت به شما کمک می‌کند زیر و بم کسب‌وکارتان را بشناسید. بسیاری از مدیران تنها تصور می‌کنند که سازمانشان را می‌شناسند؛ اما در واقع هیچ اطلاعی از آنچه در جزئیات مهمی که در سازمان می‌گذرد، ندارند.
انواع مدل‌های عارضهیابی سازمانی چیست؟
عارضهیابی فرآیندی است که به شما کمک می‌کند بفهمید چرا آنچه برای آن برنامه‌ریزی کرده بودید با آنچه اکنون به دست آورده‌اید، متفاوت است. هدف اصلی این است که شکاف بین بایدها و هست‌ها را پیدا کنید و راهکاریی را برای حل آن به دست آورید. مدل‌های عارضهیابی سازمانی به شما کمک می‌کنند مسیر مشخصی برای بررسی داشته باشد و با برنامه پیش بروید. بنابراین، پیروی از یک مدل مناسب برای سازمان به شما کمک می‌کند سریع‌تر ضعف‌ها را پیدا کنید. در ادامه به چند مورد از کاربردی‌ترین مدل‌های عارضهیابی سازمانی اشاره میکنیم:
- تجزیه و تحلیل میدان نیرو
- مدل لیویت
- تجزیه و تحلیل سیستم لیکرت
- مدل شش جعبه ویزبورد
- مدل همخوانی برای تجزیه و تحلیل سازمان
- چارچوبمکنزی
- چارچوب فرهنگی سیاسی فنی تیچی
- برنامه‌نویسی با کارایی بالا
- تشخیص رفتار فردی و گروهی
- مدل بورکلیتوین عملکرد و تغییر سازمانی
عارضهیابی چه دستاوردی برای سازمان دارد؟
در دنیای رقابتی امروز، شناسایی و رفع نقاط ضعف نقشی حیاتی در بقا و پیشرفت سازمان‌ها ایفا می‌کند. عارضهیابی سازمانی به عنوان ابزاری کارآمد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با بررسی دقیق ساختار، فرآیندها، فرهنگ سازمانی و محیط داخلی و خارجی، نقاط ضعف و زمینه‌های بروز مشکلات را به طور پیشگیرانه شناسایی و برای رفع آنها اقدام کنند.
نقش عارضهیابی در پیشگیری از آسیب‌های ناشی از نقاط ضعف چیست؟
- کشف نقاط ضعف پیش از رقبا: غفلت از نقاط ضعف، می‌تواند آنها را به پاشنه آشیل کسب و کار تبدیل کند و فرصتی طلایی به رقبا برای سوء استفاده و آسیب رساندن به سازمان بدهد. عارضهیابی با شناسایی به موقع نقاط ضعف، به سازمان کمک می‌کند تا پیش از آنکه رقبا از آنها آگاه شوند، برای رفع آنها اقدام کند.
- جلوگیری از تشدید مشکلات: نقاط ضعف، اگر به موقع شناسایی و رفع نشوند، می‌توانند به مرور زمان تشدید شده و پیامدهای جبران‌ناپذیری برای سازمان به همراه داشته باشند. عارضهیابی با شناسایی زودهنگام نقاط ضعف، فرصتی برای مداخله و پیشگیری از تشدید آنها فراهم می‌کند.
عارضهیابی در سازمان‌های بزرگ چه پیچیدگی‌هایی دارد؟
با افزایش وسعت و پیچیدگی سازمان، عارضهیابی نیز به فرآیندی پیچیده‌تر تبدیل می‌شود. تنوع وظایف، تعدد ذینفعان و گستردگی فرآیندها در سازمان‌های بزرگ، شناسایی و تحلیل دقیق نقاط ضعف را دشوارتر می‌کند. از این رو، راهکارهای عارضهیابی در سازمان‌های بزرگ عبارتند از:
- استفاده از روش‌های علمی و تخصصی: برای عارضهیابی در سازمان‌های بزرگ، باید از روش‌های علمی و تخصصی مانند نقشه‌برداری فرآیندها، مصاحبه با ذینفعان، بررسی اسناد و مدارک و استفاده از ابزارهای اندازه‌گیری استفاده کرد.
- تقسیم‌بندی سازمان به بخش‌های کوچک‌تر: برای تسهیل فرآیند عارضهیابی، می‌توان سازمان را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرد و عارضهیابی را به صورت مجزا در هر بخش انجام داد.
- استفاده از نظرات کارکنان در سطوح مختلف: کارکنان در سطوح مختلف سازمان، می‌توانند اطلاعات ارزشمندی در مورد نقاط ضعف سازمان ارائه کنند. بنابراین، درگیر کردن کارکنان در فرآیند عارضهیابی می‌تواند به شناسایی دقیق‌تر نقاط ضعف کمک کند.
نقش عارضهیابی در فرایند مدیریت چیست؟
- تصمیم‌گیری آگاهانه: عارضهیابی با ارائه اطلاعات دقیق در مورد نقاط ضعف سازمان، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تر و موثرتری برای ارتقای عملکرد و سلامت سازمان اتخاذ کنند.
- تخصیص بهینه منابع: با تمرکز بر نقاط ضعف، مدیران می‌توانند منابع سازمان را به طور بهینه‌تر تخصیص داده و از اتلاف منابع جلوگیری کنند.
- ایجاد فرهنگ یادگیری: عارضهیابی با ترویج فرهنگ نظارت و ارزیابی مستمر، زمینه را برای ایجاد فرهنگ یادگیری در سازمان فراهم می‌کند.
به دیگر سخن، عارضهیابی سازمانی، ابزاری ضروری برای سازمان‌های امروزی است که به دنبال حفظ و ارتقای سلامت و پویایی خود در دنیای رقابتی امروز هستند. با برنامه‌ریزی و اجرای منظم عارضهیابی، می‌توان از بروز مشکلات پیشگیری کرد، بر نقاط ضعف غلبه کرد و گامی بلند در مسیر موفقیت و تعالی برداشت.
در مورد شرکت تولید کاشی (نام شرکت: محفوظ)
معرفی
شرکت دانش‌بنیان کاشی و سرامیک (نام محفوظ) تولیدکننده کاشی و سرامیک آنتی باکتریال در ایران، با اتکا به مدیران موفق، کارآمد و با تجربه در صنعت تولید کاشی و پوشش‌های سرامیکی و همچنین با به‌کارگیری پیشرفته‌ترین و مدرن‌ترین ماشین آلات صنعت کاشی و سرامیک، نوآوری‌های جدیدی در این صنعت داشته باشد و در این راستا مفتخر به تولید محصولات ذیل با سایزهای متنوع و مطابق با استاندارد روز کشور و دنیا می‌باشد.
اهداف
بهبود مستمر کیفیت محصولات تولیدی با استفاده از آخرین فن‌آوری‌های صنعت کاشی، افزایش رضایت مشتریان و حضور موفق در بازارهای داخلی و خارجی و توسعه آن، افزایش بهره‌وری از طریق مصرف بهینه منابع و بهبود مستمر اثر بخشی فرآیندهای سیستم مدیریت یکپارچه، افزایش سطح مهارت و دانش همکاران و توسعه مشارکت آنان، توسعه زیرساخت‌ها و پایانه‌های مدیریتی، برنامه‌ریزی وتلاش مداوم در راستای پیشگیری از آلودگی محیط زیست، بهینه‌سازی در مواد اولیه و منابع انرژی و ساماندهی ضایعات در حیطه فعالیت‌های سازمان، برنامه‌ریزی وتلاش مداوم در راستای پیشگیری از وقوع حوادث کار و بیماری‌های شغلی در کارکنان ، کاهش صدمات و ضایعات انسانی و کاهش اثرات عوامل زیان آور محیط کار
مدل 7S مکنزی: راهنمای جامع برای درک و ارتقای عملکرد سازمان
در دنیای پویای کسب و کار، سازمان‌ها برای بقا و پیشرفت نیازمند نقشه راهی هستند که به آنها در مسیر تعالی یاری رساند. مدل 7S مکنزی به عنوان ابزاری کارآمد، به مدیران و ذینفعان سازمان‌ها کمک می کند تا با درک عمیق تر از عوامل کلیدی موفقیت، زمینه را برای ارتقای عملکرد و تحقق اهداف سازمانی فراهم کنند.
تاریخچه مدل 7S مکنزی
این مدل در دهه 1980 توسط تام پیترز، رابرت واترمن و جولین فیلیپس، مشاوران برجسته شرکت مکنزی، توسعه یافته است. آنها با مطالعه و بررسی سازمان‌های موفق در صنایع مختلف، به این نتیجه رسیدند که عوامل مشترکی وجود دارد که در موفقیت آنها نقش کلیدی ایفا می‌کند.
عناصر مدل 7S مکنزی
مدل 7S مکنزی بر هفت عنصر کلیدی تمرکز دارد که با حرف S آغاز می‌شوند و به ترتیب عبارتند از:
-
استراتژی (Strategy): جهت گیری بلندمدت سازمان و نحوه رقابت آن در بازار
-
ساختار (Structure): چارچوب سازمانی و نحوه توزیع وظایف و اختیارات
-
سیستم ها (Systems): فرآیندها و رویه های جاری در سازمان
-
مهارت ها (Skills): توانمندی ها و دانش کارکنان
-
کارکنان (Staff): نیروی انسانی سازمان و تعهد و انگیزه آنها
-
سبک (Style): فرهنگ و ارزش های حاکم بر سازمان
-
ارزش ها (Shared Values): اصول و باورهای مشترک در بین اعضای سازمان
ارتباط بین عناصر مدل 7S مکنزی
این هفت عنصر به صورت پیچیده و مستمر با یکدیگر در تعامل هستند و تغییرات در یک عنصر می‌تواند بر سایر عناصر نیز تاثیر بگذارد. به عنوان مثال، تغییر در استراتژی سازمان ممکن است نیازمند تغییر در ساختار آن نیز باشد.
کاربرد مدل 7S مکنزی
مدل 7S مکنزی کاربردهای مختلفی در زمینه مدیریت و توسعه سازمانی دارد، از جمله:
-
ارزیابی وضعیت فعلی سازمان: با بررسی هر یک از عناصر مدل، می توان نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی کرد.
-
تعیین جهت گیری‌های آینده: با توجه به اهداف و استراتژی های کلان سازمان، می توان تغییرات لازم در هر یک از عناصر مدل را تعیین کرد.
-
مدیریت تغییر: مدل 7S مکنزی می تواند به عنوان راهنمای عملی برای مدیریت فرآیند تغییر در سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
-
ایجاد فرهنگ سازمانی قوی: با تاکید بر ارزش ها و باورهای مشترک، می توان فرهنگ سازمانی قوی در سازمان ایجاد کرد.
مزایای استفاده از مدل 7S مکنزی
-
سادگی و قابل فهم بودن: مدل 7S مکنزی با زبانی ساده و قابل فهم ارائه شده است و به راحتی می توان از آن در سطوح مختلف سازمان استفاده کرد.
-
جامعیت: این مدل تمامی عوامل کلیدی که در موفقیت سازمان نقش دارند را در نظر می‌گیرد.
-
قابلیت انعطاف پذیری: مدل 7S مکنزی می تواند در سازمان های مختلف با ماهیت و اندازه های متفاوت مورد استفاده قرار گیرد.
-
کاربرد عملی: این مدل دارای کاربردهای عملی متعددی در زمینه مدیریت و توسعه سازمانی است.
محدودیت‌های استفاده از مدل 7S مکنزی
-
ایجاد ساده‌انگاری: مدل 7S مکنزی ممکن است پیچیدگی‌های روابط بین عناصر مختلف سازمان را به طور کامل در نظر نگیرد.
-
تمرکز بر عوامل داخلی: این مدل به عوامل خارجی که بر عملکرد سازمان تاثیر می‌گذارند، مانند رقابت، فناوری و شرایط اقتصادی، توجه کمتری دارد.
-
نیاز به تخصص: استفاده از مدل 7S مکنزی به طور اثربخش نیازمند تخصص و دانش کافی در زمینه مدیریت و توسعه سازمانی است.
عارضهیابی شرکت (نام محفوظ)
بر اساس نتایج به دست آمده از فاز عارضهیابی انجام شده در کارخانه تولید کاشی (نام محفوظ) و بر اساس تشخیص داده شده توسط دکتر حامد حسن‌زاده (دکتری تخصصی مدیریت فناوری اطلاعات) جدول زیر میزان همراستایی ارکان مدل را نشان می‌دهد.
|
میزان |
ارکان مدل 7S مکنزی |
||||||
|
استراتژی |
ساختار |
سیستم‌ها |
مهارت‌ها |
کارکنان |
سبک |
ارزش‌های مشترک |
|
|
بالا |
✓ |
✓ |
✓ |
||||
|
متوسط |
|
✓ |
✓ |
||||
|
پایین |
✓ |
✓ |
|||||
لذا، با توجه به نتایج به دست آمده، راهکارهای پیشنهادی برای بهبود وضعیت موجود شرکت کاشی به شرح ذیل تشریح می‌گردد:
- بعد استراتژی (اولویت: زیاد)
- تدوین چشم‌انداز، مأموریت، ارزش‌ها و اهداف استراتژیک شرکت در دستور کار قرار گیرد.
- شرکت با مشاوره یک استراتژیست خبره، استراتژی‌های (نو ظهور) خود را در راستای ایجاد مزیت رقابتی پایدار تدوین کند.
- شرکت در راستای اجرایی‌سازی استراتژی‌های خود اقدام کند.
- شرکت نسبت به ارزیابی نحوه اجرای استراتژی‌های خود (بر اساس روش BSC یا کارت امتیازی متوازن) اقدام کند.
- برنامه‌ریزی‌های لازم درخصوص تخصیص منابع جهت اجرای صحیح استراتژی‌ها صورت گیرد.
- بعد ساختار (اولویت: متوسط)
- ساختار سازمانی با همکاری یک مشاور خبره مورد بازبینی و بازطراحی قرار گیرد.
- رسمیت واحدهای سازمانی متناسب با فضای موجود و فرهنگ بومی آن مورد بازبینی قرار گیرد.
- شرح شغل، وظایف و اختیارات و سایر الزامات ساختار اجتماعی شرکت با همکاری یک مشاور خبره تدوین شود.
- تفویض اختیارات کافی با هدف کاهش تمرکز صورت گیرد.
- بعد سیستم‌ها (اولویت: زیاد)
- بازمهندسی فرآیندهای سازمانی(BPR) در دستور کار قرار گیرد.
- استقرار سیستم‌های حیاتی به‌ویژه اتوماسیون اداری، مدیریت تولید، تعمیر و نگهداری، مدیریت خرید و مدیریت ارتباط با مشتریان در دستور کار قرار گیرد.
- استقرار و توسعه هوش تجاری (BI) شرکت به‌ویژه سیستم اطلاعات مدیریت (داشبورد مدیریتی) در اولویت قرار گیرد.
- زیرساخت‌های سخت‌افزاری و شبکه‌ارتباطی شرکت مانند اتاق سرور و غیره مورد توجه قرار گیرد.
- بعد مهارت‌ها (اولویت: کم)
- در زمینه دستورالعمل‌ها و رویه‌های اداری و فرآیندهای سازمانی، آموزش‌های لازم به کارکنان داده شود.
- نیازهای آموزشی کارکنان بهطور منظم، شناسایی و به توسعه مهارتهای نیروی انسانی توجه ویژه شود.
- تفویض امور طبق سطح مهارت کارکنان زیرمجموعه باشد.
- مدیریت دانش (KM) مورد توجه قرار گیرد.
- بعد کارکنان (اولویت: زیاد)
- تدابیر لازم برای تأمین نیروی تولید در بلند مدت (5 تا 15 سال آینده) اندیشیده شود.
- شناسایی و خلق روش‌های جدید بهبود فضای همکاری و مشارکت بین کارکنان در دستور کار قرار گیرد.
- ایدهها و پیشنهادهای مطرح‌شده از سوی کارکنان، از طرف مدیریت واحد صنعتی، مورد توجه قرار گیرد.
- به کارکنان فرصت داده شود تا مهارتهای مرتبط با شغل خود را توسعه دهند.
- به کارکنان آزادی عمل و استقلال کافی جهت بروز خالقیت داده شود.
- کارکنان درک روشنی از نقش، روابط و مسئولیت‌های خود به دست آورند.
- سیستم پاداش کارکنان با نظر مشاور خبره مورد بازنگری قرار گیرد.
- بعد سبک (اولویت: متوسط)
- سبک مدیریت از شهودی به سبک مدیریت داده‌محور تغییر یابد.
- نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان به طور مناسب به آنها بازخورد داده شود.
- منابع و امکانات مورد نیاز جهت انجام موفقیت‌آمیز وظایف در اختیار کارکنان قرار گیرد.
- بعد ارزش‌های مشترک (اولویت: کم)
- منشور اخلاقی و منشور مشتریان سازمان تدوین شود.
- ارزش‌های سازمانی در کارکنان نهادینه شود.
- تبیین چشم‌انداز، مأموریت، ارزش‌ها و اهداف شرکت در دستور کار قرار گیرد.
دیدگاه شما